Um toque de motivação

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No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:

aprenda a dizer NÃO e seja firme;
- atenda às pessoas em pé;
- mantenha a porta da sala fechada;
- continue escrevendo enquanto atende alguém;
- filtre telefonemas e e-mails;
- evite se r receptivo a visitantes inesperados;
- retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
- use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:

- defina com clareza metas e objetivos;
- determine responsabilidades e atribuições;
- utilize linguagem simples, concisa e sem ambig üidades;
- na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
- forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
- lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

- agende as reuniões com antecedência;
- convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
- defina a pauta e co munique a todos com antecedência;
- determine horário de início e término;
- mantenha a pauta e busque a objetividade;
- não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
- promova debates, tire conclusões, tome decisões e dete rmine como agir;
- faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
- faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, num a das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:

- reserve horários para fazer e receber ligações;
- relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
- prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previ amente de informações;
- identifique-se no início da ligação - as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
- deixe recados claros e concisos;
- concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
- nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
- nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
- encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:

- desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
- mantenha-o em vibracall para atender urgências;
- utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
- recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
- grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
- considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
- evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:

- instale um serviço anti-spam;
- baixe suas mensagens no máximo quatro vezes po r dia em horários pré-definidos;
- responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
- utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
- organize pastas diversas para arquivamento;
- crie regras de mensagens;
- tenha uma assinatura eletrônica;
- utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

- avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
- tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
- atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
- solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
- deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empres a.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.

* Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp. Contatos através do e-mail tomcoelho@tomcoelho.com.br. Visite: www.tomcoelho.com.br.