Um toque de motivação

Liste as tarefas

Uma agenda organizada e uma lista de contatos bem atualizada são ferramentas que melhoram nossa produtividade e evitam o desperdício de tempo.

O ideal é que você anote em sua agenda (ou em uma ficha separada para cada dia), a lista de tarefas, bem como o tempo estimado para cada uma delas. Desta maneira, você terá uma noção clara sobre o que tem a ser feito, além de evitar que sejam programadas mais atividades do que é possível concluir.

Algumas pessoas preferem guardar a lista de tarefas na memória e ficam furiosas quando esquecem de alguma tarefa realmente urgente, como por exemplo o relatório que era tão importante para a reunião do seu chefe com os diretores da empresa. Não existe nada de mal em anotar o que deve ser feito. Eu anoto tudo o que pretendo fazer no dia seguinte, e não prometo nada sem antes anotar.

A maioria das pessoas prefere as tradicionais agendas de papel, com uma página para cada dia e uma linha para cada hora ou meia hora. Não tenho nada contra. Eu mesmo ainda sou fã da agenda de papel. Mas existem inúmeros programas de computador que desempenham o papel de agenda. Até mesmo sistemas de correio eletrônico, como o Lotus Notes e o Microsoft Exchange, fornecem serviços de agenda. Aí vai da preferência de cada um.

Obs.: Vamos confessar uma coisa. Nós da Informática insistimos para que os usuários utilizem os recursos tecnológicos, mas muitas vezes vejo a turma de TI com uma boa e velha agenda de papel, ao invés de uma agenda eletrônica ou um programa de agenda. Nada de errado, é apenas uma questão de preferência pessoal.

Lista de contatos

Uma lista de contatos bem organizada e atualizada é de fundamental importância. Quantas vezes passamos preciosos minutos à procura de um cartão de apresentação de alguém, para acharmos o telefone ou e-mail da pessoa com a qual estamos precisando falar com urgência?

A nossa lista de contatos deve conter, no mínimo, e não muito mais, as seguintes informações a respeito de cada contato:

• Nome
• Telefone
• e-mail
• Empresa (se for o caso)
• Fax (se for o caso)
• Assunto (amigo, parente, Projeto XKP-23#, etc.)

Muitas vezes começamos a construir uma lista de contatos com muita informação e acabamos por não mantê-la atualizada.

Mais uma vez, podemos utilizar um bom e velho caderno de endereços ou um software que nos permita manter e pesquisar uma lista de contatos. Eu, particularmente, sou fã da lista de contatos do Microsoft Outlook Express. Cada usuário deve optar pela opção que julgar mais adequada.