Utilizar o aparelho de forma consciente é uma dificuldade que assola boa
parte dos profissionais. Entretanto, saídas simples podem otimizar o tempo e
ajudar a resolver esse impasse

Como ferramenta de trabalho, o telefone é recurso indispensável no ambiente
corporativo. Porém, se utilizado de forma inadequada, pode atrapalhar o
rendimento de funcionários e executivos, fazendo-os dispensar tempo de
outras atividades mais importantes.

Ao longo do dia, o telefone – fixo ou celular – consome um grande período do
trabalho sem que a pessoa que o esteja utilizando perceba. Além disso, as
conversas podem facilmente perder o foco e acabar se tornando muito mais
longas que o esperado. Mesmo quando não atendidos, os telefonemas podem
tirar a concentração de toda uma equipe que esteja trabalhando em um projeto
importante, por exemplo.

Para Washington Sorio, administrador de empresas e executivo de Recursos
Humanos, a diferença entre o trabalho de um profissional pontuado por
diversas ligações e outro no qual o telefone é utilizado com menos
freqüência pode ser percebida por meio de diversas características. “A
diferença está na qualidade do trabalho e na produtividade do profissional.
Uma pessoa que não realiza um planejamento do seu dia-a-dia, que
não prioriza as atividades e que atende a todas as ligações em todos os
momentos acabará tendo seu tempo esgotado e no final do dia verá que o
trabalho não andou”, ressalta.

Normalmente, quando o telefone toca, a maioria dos executivos imagina que do
outro lado da linha haverá algo – ou alguém – que irá requerer atenção
imediata. Muitas vezes, porém, trata-se de um assunto trivial que pode ser
tranqüilamente deixado para mais tarde. E é exatamente dessa forma,
atendendo a todos os telefonemas, que se perde muito tempo com assuntos
desnecessários e irrelevantes ao trabalho.

Definir a utilização correta dessa ferramenta durante o expediente pode ser
essencial para otimizar o tempo das demais atividades diárias. Algumas ações
simples podem tornar essa relação muito mais produtiva e eficiente. Aprender
a administrar bem o tempo, sem dúvida, é um fator que está presente em todas
as possíveis soluções para evitar o desvio de foco gerado pelo telefone.

Reservar um horário fixo do dia para fazer, receber e retornar as ligações
pode ser uma boa saída. A partir disso, relacionar por ordem de prioridade
os assuntos mais importantes e limitar a conversa apenas ao tema é essencial
para evitar desperdício de tempo. Caso o profissional não tenha uma
secretária para filtrar as ligações importantes e anotar os recados, retirar
o aparelho do gancho enquanto estiver em meio a uma atividade relevante
também pode ser a solução.
Otimizar o uso do celular durante o dia de trabalho também é importante,
pois o aparelho atua como um dos principais agentes de interrupção e desvio
de foco dos profissionais. Considerando-se que na maioria das vezes os
assuntos tratados são pessoais, desligar o celular enquanto estiver
desenvolvendo atividades que exijam concentração e melhor utilizar o recurso
de caixa postal são alternativas para não se perder tempo com conversas
desnecessárias.

Para aproximar a pessoa que está telefonando e tirar proveito da eficácia do
correio de voz, é recomendável gravar uma mensagem personalizada para esse
recurso. Assim como no caso do telefone fixo, organizar horários
predeterminados para retornar as ligações é uma boa saída para evitar o
desvio de foco durante o expediente.

Uma opção que vem dando resultados nas empresas é a implantação de programas
de utilização consciente do telefone, a fim de diminuir o tempo gasto com
chamadas desnecessárias.

Marcos Aurélio Basso, sócio da Jam3 Comunicação, de Curitiba (PR), colocou
em prática ações simples que geraram bons resultados para sua empresa.
“Implantamos um programa de conscientização para que não sejam feitas
ligações de telefone fixo para celular, a menos que não tenha alternativa no
momento e seja de caráter urgente. Ligações sucintas e objetivas são
políticas da empresa, que orienta a todos que quando o assunto demandar
maior aprofundamento, seja preferencialmente tratado via e-mail”, explica.

Programas como esse contribuem para a formação de um ambiente de trabalho
mais saudável e livre das interrupções geradas pelo telefone. “Com a
otimização do uso do aparelho, temos melhores resultados tanto em ganho de
tempo para realização do trabalho quanto financeiramente”, destaca Basso.

Partindo das empresas – como as políticas de uso do telefone – ou dos
próprios profissionais – como a organização de horários fixos reservados às
ligações -, adotar métodos para otimizar a difícil relação do tempo com o
uso do telefone certamente gera resultados bastante satisfatórios dentro do
ambiente corporativo.

Talita Boros/MBPress